Ochrana osobních údajů

Úvod

Těší nás, že využíváte naši službu pro automatickou kontrolu smluv a svěřujete nám dokumenty nezřídka obsahující osobní a další potenciálně citlivé údaje. V rámci tohoto dokumentu bychom vás rádi seznámili s tím, jakým způsobem takovéto údaje zpracováváme a jaká opatření přijímáme pro zajištění jejich bezpečnosti.

Odpovědný subjekt

Správcem vašich osobních údajů je provozovatel webu kontrolasmluv.online. V případě jakýchkoli dotazů týkajících se ochrany osobních údajů nás prosím kontaktujte na info@kontrolasmluv.online.

Jaké údaje zpracováváme

K využití naší služby je potřeba nahrát dokument (smlouvu), ve kterém se mohou nacházet osobní údaje. Typicky se jedná o:

Jména, příjmení a adresy smluvních stran.

Další osobní údaje, které se ve smlouvě mohou vyskytovat (kontaktní údaje, rodná čísla, čísla účtů, atd.).

K analýze dokumentu ani jiným účelům žádný z těchto údajů nepotřebujeme. Žádáme vás proto o jejich odstranění a ihned po nahrání se je též pokoušíme sami odstraňovat. Rádi bychom napsali, že žádné osobní údaje nezpracováváme, jelikož však žádný z těchto mechanismů není stoprocentní, zahrnujeme pro plnou korektnost i následující legislativou vyžadované informace o zpracování osobních údajů.

Čestné prohlášení

Nahráním dokumentu potvrzujete, že jste citlivé informace ze smlouvy před nahráním sami odstranili (anonymizovali). Náš systém provádí dodatečnou automatickou anonymizaci, ale nejbezpečnější je, když osobní údaje odstraníte již před nahráním.

Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Naším hlavním cílem je poskytnout vám automatickou analýzu dokumentu za účelem identifikace možných rizik či nesrovnalostí. Přitom se opíráme o následující právní základ:

Smluvní plnění

Zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, kterou s námi uzavíráte při objednání služby (tj. provedení analýzy smlouvy).

Oprávněný zájem

V omezeném rozsahu (např. pro provozní záznamy) je naším oprávněným zájmem zajištění kvality a bezpečnosti poskytovaných služeb.

Souhlas (výjimečně)

Pokud bychom potřebovali zpracovávat některé údaje nad rámec běžného plnění našich služeb, vždy si od vás vyžádáme výslovný souhlas.

Jakým způsobem data zpracováváme

Data zpracováváme za pomoci našeho vlastního automatizovaného systému pro analýzu textu. Ten zajišťuje následující bezpečnostní opatření:

Šifrovaný přenos dat (HTTPS) mezi vaším zařízením a našimi servery.

Okamžitá anonymizace osobních údajů v dokumentech.

K automatizovaným analýzám mají přístup pouze pověřené systémy.

Automatické mazání dokumentů po dokončení analýzy.

Doba uchování dat

Respektujeme vaše právo na soukromí, a proto nastavujeme uchovávání dat pouze po nezbytně dlouhou dobu:

Smazání dokumentů po analýze

Všechny nahrané soubory jsou smazány nejpozději 24 hodin po dokončení analýzy. Jedná se o automatizovaný proces, který minimalizuje riziko neoprávněného přístupu k vašim datům.

Zákonné archivační lhůty

V ojedinělých případech (např. kvůli vystavování faktur či záznamům o provedených platbách) může být nezbytné uchovávat některé identifikační údaje po zákonem vyžadovanou dobu.

Sdílení dat s třetími stranami

Vaše data nepředáváme žádným třetím stranám, pokud k tomu nemáme váš souhlas nebo to po nás nevyžadují právní předpisy.

Výjimky

V případě soudních či správních řízení můžeme být vyzváni k poskytnutí některých údajů za účelem splnění zákonných požadavků.

Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte řadu práv, která vám zaručuje platná legislativa (zejména GDPR). Patří k nim například:

Právo na přístup

Můžete nás požádat o kopii vašich osobních údajů a informaci, jak s nimi nakládáme.

Právo na opravu a výmaz

Pokud zjistíte, že zpracováváme nesprávné či neaktuální údaje, můžete žádat o jejich opravu či výmaz.

Právo vznést námitku

Pokud se domníváte, že zpracováváme vaše údaje v rozporu s vašimi zájmy či právním předpisem, můžete vznést námitku proti takovému zpracování.

Právo na přenositelnost

Můžete žádat o předání vámi poskytnutých osobních údajů jinému správci (v běžně použitelném formátu).

Uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv nás prosím kontaktujte na výše uvedeném e-mailu info@kontrolasmluv.online. Vždy se vynasnažíme vyhovět vašim požadavkům v co nejkratší možné době.

Cookies a další technologie

Pro zlepšení uživatelského zážitku používáme na našich webových stránkách tzv. cookies. Jedná se o malé textové soubory, které váš prohlížeč ukládá, aby stránky mohly správně fungovat a mohly si zapamatovat některé vaše preference.

Technicky nezbytné cookies

Slouží k zajištění funkčnosti a bezpečnosti webu. Bez nich by náš web nemusel fungovat správně.

Analytické cookies

Pomáhají nám lépe porozumět, jak naše stránky používáte, a díky nim můžeme zlepšovat uživatelské rozhraní. Před použitím analytických cookies vás vždy požádáme o souhlas.

Zabezpečení a přijatá opatření

Vaše bezpečnost je pro nás klíčová. Zavádíme proto řadu technických a organizačních opatření, která snižují riziko neoprávněného přístupu k datům.

Pravidelné bezpečnostní audity a aktualizace systémů.

Šifrovaná komunikace (TLS/SSL) pro přenos dat.

Přístup k produkčním serverům pouze pro omezený okruh oprávněných osob.

Bezpečnostní školení našich zaměstnanců, kteří mohou přijít do styku s osobními údaji.

Změny v podmínkách ochrany osobních údajů

Vyhrazujeme si právo čas od času upravit tyto podmínky, zejména pokud dojde ke změnám v legislativě nebo v našich interních procesech. O všech významných změnách vás budeme informovat (např. e-mailem nebo viditelným oznámením na našem webu).

Datum účinnosti

Tato verze dokumentu je platná k 5. 1. 2025.

Kontaktní údaje

V případě jakýchkoli dotazů, připomínek nebo uplatnění vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů nás neváhejte kontaktovat:

E-mail: info@kontrolasmluv.online